Digitalización y gestión documental

La enorme cantidad de documentos que se manejan en los estudios jurídicos o contables cuentan con el riesgo de la pérdida de información y la demora en el rastreo de datos y documentos. Esto puede generar una mayor dificultad en la gestión de informes y demoras en los tiempos de respuestas que contribuyan a la toma de decisiones de los clientes.

A través de un gestor documental, los documentos pueden estar centralizados, consolidados y relacionados, permitiendo la búsqueda inmediata de información por cliente, por operación realizada o por contrato. La gestión documental permite, a su vez, el resguardo seguro de la información almacenada y la exportación segura de paquetes de datos para presentar ante auditorías.

El acceso instantáneo a los documentos es un recurso clave que afecta al procesamiento de consultas y reclamos por parte de clientes en el área de servicios. Esto impacta de forma directa en la calidad del servicio que se le brinda al cliente, desde el primer momento de consulta hasta el servicio postventa.

A través de un gestor documental, el acceso a la información es fácil y rápido, lo que contribuye a una mejora en la toma de decisiones que a su vez conlleva un ahorro importante para la organización y puede convertirse en una ventaja competitiva frente a su entorno. En una empresa de servicios con varias locaciones este tipo de soluciones permiten centralizar la información y acceder rápidamente a los documentos desde cualquier sucursal para mejorar el servicio al cliente.

Los pedidos de compra conllevan una gran cantidad de documentos que interactúan entre sí e intervienen en flujos de autorización que impactan de forma directa en la trazabilidad de la gestión comercial. La falta de información puede generar demoras en el área de facturación y de cobranzas, así como en la entrega del pedido.

A través de nuestras soluciones de gestión documental, los tiempos de procesamiento para la tramitación de las facturas se pueden reducir notablemente, ya que las facturas entrantes se registran a través del software de gestión de documentos, se clasifican automáticamente y se archivan directamente en la bandeja de entrada digital de la persona responsable.

Puede agilizar procesos teniendo siempre a mano el recuento exacto y el registro de la ubicación de su inventario en tiempo real. De esta forma puede adquirir el control de toda la operación logística en un único centro de datos, impactando en la calidad de servicio a su fuerza de ventas y clientes finales, disponiendo con información a tiempo de los pedidos entregados y seguimiento a las novedades.

Nuestras soluciones le brindan mayor capacidad para proporcionar información a los clientes y proveedores, así como el acceso a los documentos independientemente de la ubicación y del horario

Las entidades educativas requieren de una óptima organización del registro y legajos de alumnos, los cuales están compuestos por una gran cantidad de documentos. Al mismo tiempo, existe una gran cantidad de documentos que son necesarios dentro de la gestión educativa, tanto para alumnos como docentes, como pueden ser manuales, exámenes, apuntes y libros. Estos documentos ocupan espacio y generan un costo de impresión elevado.

La gestión documental permite eliminar el riesgo de extravíos de estos documentos y el ahorro en los costos de impresión y gasto de papel. A su vez, permite reducir el espacio de almacenamiento, por ejemplo, de exámenes o manuales, que al ser digitalizados pueden consultarse de forma electrónica.

Una problemática que impulsa a los organismos de administración pública a la transformación digital es la falta de espacio para el almacenamiento del papel y el deseo de una información de más calidad para brindar un mejor servicio al ciudadano.

Un gestor documental posibilita acceder al archivador de documentos central desde todas las ubicaciones, lo que simplifica los procesos internos y permite al ciudadano solicitar lo antes posible todos los servicios de forma centralizada y brindar un servicio más rápido en todos los organismos. Al mismo tiempo, permite ahorrar espacio de almacenamiento y utilizar la nube como solución de sala virtual para compartir proyectos y documentos que involucren a varios departamentos sin la necesidad de que se encuentren en el mismo espacio físico.

El tamaño de una flota de transporte es proporcional a la cantidad de documentos que se manejan en una empresa de transporte y logística. Existen documentos que tienen plazos de vencimiento, como el pago de patentes o renovación de registro de conductores, que pueden afectar el funcionamiento del servicio. Por otro lado, el manejo de los documentos que pertenecen al servicio brindado, como las órdenes de compra o remitos, puede presentar demoras en su rendición al utilizar el papel por los tiempos de traslado de cada unidad de la flota entre el punto de entrega y la central administrativa.

Trasladar la documentación por las distintas oficinas de la empresa, esperando una aprobación, podría evitarse con un sistema que permita a los departamentos consultar los documentos pendientes al alcance de un solo click.

Con la digitalización, además de integrar las áreas de la compañía, se podrá organizar las diferentes fuentes de consulta (notas de pedido, cotizaciones y mails) con relación a una sola orden de compra, lo que garantiza mayor control y búsqueda inmediata de la información.

Imprimir los recibos de pago de cada empleado, no solo implica un gasto en el costo mensual del papel, también reduce los tiempos de productividad entre el departamento de Recursos Humanos y la persona que debe firmarlo.

Tener control y registro de cada uno de los empleados optimizando tiempo, es posible con la gestión digital. Facturación vía mail y firmas digitales reemplazan estas metodologías tradicionales.

Personalización del servicio, horarios flexibles y plazos de entrega fiables, son algunas de las demandas de los clientes actuales. No tener un sistema que asegure un control de los remitos y la información precisa de cada cliente, puede traer pérdidas a la compañía.

El almacenamiento digital viene a solucionar estos inconvenientes, logrando adaptarse a estos consumidores que buscan inmediatez y llevando a la compañía a agilizar cada uno de los procesos con un sistema que permita tener en tiempo real la información necesaria para garantizar la satisfacción de cada cliente.

No tener un sistema integral que reúna a los diferentes departamentos, dificulta hacer un seguimiento de los inconvenientes que se presentan dentro de la compañía o de las disconformidades que puedan tener los clientes.

La implementación de un sistema documental facilita el registro y control del estado por el que pasan cada una de estas incidencias, a través de flujos de trabajo que ayudan a automatizar los niveles de aprobación por cada una de las diferentes áreas.

El intercambio de información con cada uno de los clientes puede ser diario, de cualquier tipo y en diferente formato. Esto podría significar un “caos” en la empresa, si no hay un orden y control para cada uno de ellos.

Digitalizando estos documentos es que se logra unir toda la información en relación a cada uno de los clientes o posibles interesados en el servicio de la empresa, logrando una rápida búsqueda.